UMUHIMU WA KUTUNZA KUMBUKUMBU ZA BIASHAURA

 

 Tunzaji wa kumbukumbu za biashara yako ni muhimu sana kwani mali bila daftari basi hupotea bila habari

                                                                                                                 

Mjasiriamali akiuza aina mbalimbali za bidhaa zake huku pembeni yake yupo mjasilia mali anaye furahia biashara yake.

Wajasiriamali wengi wanashindwa kufanikiwa na kupiga hatua kutokana na kukosa umakini katika kutunza kumbukumbu za biashara.

Utunzaji wa kumbukumbu :Ni njia ya kuweka kwenye maandishi kiasi cha fedha na mali kilichopokewa na kutumiwa kutokana na shughuli za biashara za kila siku. Wapo wajasiriamali  wanaotembea  na kumbukumbu za biashara zao vichwani.

Haiwezekani kuyakumbuka matukio yote ya juma, mwezi au mwaka katika biashara yako bila kufanya marejeo kwenye kumbukumbu. Fahamu kuwa  si kila mfanyakazi ni mwaminifu. Ni kwa kupitia kumbukumbu utaweza kufahamu mwenendo wa biashara.

Kadri biashara yako inavyokua na idadi ya shughuli za kibiashara zinavyoongezeka, inakuwa vigumu kufuatilia manunuzi, mauzo, mali, fedha taslimu, wadai na wadaiwa, hivyo kuna umuhimu wa kuwa na kumbukumbu za biashara.

Wajasiriamali wanapaswa kufahamu kuwa, maamuzi mazuri ya biashara yanatokana na taarifa toka kwenye kumbukumbu sahihi za biashara. Kumbukumbu zinavyokuwa sahihi ndivyo ambavyo maamuzi ya biashara yanavyokuwa mazuri zaidi.

Utunzaji wa kumbukumbu za biashara ni muhimu sana. Biashara bila ya kuwa na kumbukumbu ni sawa na bure.Ndio maana wahenga walisema mali bila daftari hupotea bila habari.

FAIDA YA KUWA NA KUMBU KUMBU ZA BIASHARA

1.      Udhibiti wa fedha taslimu

 kumbukumbu husaidia kudhibiti fedha taslimu, huonyesha kiasi cha fedha ambacho biashara inapaswa  kuwa nacho wakati wowote ule na zinasaidia kuhakikisha kwamba fedha hazipotei.

Mjasiriamali anapaswa kuhakikisha kuwa, kila anapofunga biashara yake anafanya uhakiki wa biashara yake na hasa kufahamu kile ambacho kimepatikana kwa mauzo ya fedha tasilmu.

2.      Biashara inavyoendelea.
kumbukumbu zinasaidia kufahamu jinsi biashara inavyoendelea. Kwa jinsi kumbukumbu zinavyotunzwa vizuri zinaashiria kwamba, biashara husika inasimamiwa ipasavyo na iko ndani ya udhibiti.

3.      Kujua faida halisi ya biashara
Daftari la kummbukumbu humsaidia mmiliki au mjasiria mali kujua faida halisi ya biashara yake ,kwa mfano ili kujua faida halisi ya biashara, ni muhimu kuwa na kumbukumbu sahihi. Faida ya biashara inatokana na mapato baada ya kutoa matumizi, hivyo ni dhahiri kuwa ili kupata faida halisi yafaa mjasiriamali kuweka taarifa zake za mapato na matumizi halisi. FAIDA={MAPATO –MATUMIZI/GHARAMA}

4.      Ukusanyaji na ulipaji wa madeni
kumbukumbu hurahisisha ukusanyaji au ulipaji wa madeni. Kwa mfano kama umechukua mkopo toka taasisi fulani ya fedha, utunzaji wa kumbukumbu utakusaidia kuwa na mpango mzuri wa ulipaji wa mkopo huo.lakini kama hauna ni rahisi sana kulipa riba kubwa amabayo haiendani na pato lako na mwisho wako utafiriska.

5.       Uhusiano na washirika wa biashara/wawekezaji
Utunzaji wa kumbukumbu huimarisha uhusiano na washirika wa biashara. Kwa mfano mtu anapenda kuinua biashara yako au kuwekeza katika biashara yako, kumbukumbu zitatoa dokezo la thamani ya biashara yako.kama hutakuw ana kumbukumbu za biashara ni wazi kuwa hautajua thamani ya biashara yako hivyo utamuuzia mtu kwa hasara.

6.      Husidia kupata mikopo kutoka bank au  taasisis mbali mbali za fedha.

Watu wengi hutumia njia ya mikopo toka taasisi za fedha kwa ajili ya kuongeza nguvu katika mitaji yao. Kamwe huwezi kufanya mazungumzo na taasisi hizo kama huna kumbukumbu sahihi za biashara yako, wakati wote wanahitaji taarifa za biashara husika.
Ili uweze kutembea kifua mbele na  kufanya mazungumzo na taasisi hizo kwa lengo la kukopeshwa, ni vema utunze vizuri kumbukumbu za biashara yako. Ukweli uko  wazi kwamba kumbukumbu nzuri za biashara hurahisisha maongezi na wadau. Pia itakusaidia kujua kama liba itakayo ilipa  ni staili yako au la,wengi wanajikuta wanalipa liba kubwa sana kinyume cha uwezo wa biashara yake.

7.      Mipango ya siku ya baadaye

kumbukumbu zinasaidia kuwa na mipango ya siku za baadae. Hii ni kutokana na kwamba biashara yahitaji kutathminiwa uwezo na udhaifu wake ili kuandaa mipango mizuri zaidi kwa siku za baadae.Hili linaweza kufanyika kwa kulinganisha utendaji wa biashara wa siku zilizopita na hivi sasa. Kwa kuwa na kumbukumbu utaweza kufanya ulinganisho wa muelekeo mzima wa biashara kwa kipindi kilichopita na sasa.

Yafaa kuelewa pia kuwa kuna aina mbili za shughuli katika biashara,  zinazohitaji kutumia aina mbalimbali za vitabu vya kumbukumbu ambazo ni shughuli za

                                                    i.            biashara ya taslimu na

                                                  ii.            biashara za mikopo.

Kama ambavyo tumeweza kuona kwa kifupi kuhusu  umuhimu wa utunzaji wa kumbukumbu za biashara, yafaa pia kuona baadhi ya njia zinazoweza kutumika katika kutunza kumbukumbu za biashara yako

      kuna aina mbalimbali za vitabu vya kumbu kumbukumbu.
                  1)  Kitabu cha kumbukumbu za kila siku za fedha taslimu (Cash Book). Kitabu hiki huweka kumbukumbu zinazohusiana na fedha taslimu au fedha iliyopo benk, na huwa na sehemu mbili yaani kutoa na kuweka.

Yafaa kuwe na sehemu ambayo maingizo yote ya fedha taslimu na benki huandikwa. Na  sehemu ya kutoa ambayo malipo au fedha iliyotoka huandikwa. Hali kadhalika kama fedha taslimu imepelekwa benki ni lazima pande zote mbili ziandikwe.

Mwisho wa kila siku ni lazima ufunge kitabu chako kwa kupata jumla ya taslimu na benki,  utapata balansi ya kufungia kwa siku hiyo. Kwa njia hii utapata picha na mwelekeo mzima wa fedha taslimu na benki.

                           2)   kitabu cha matumizi madogomadogo. Kitabu hiki hurekodi matumizi madogomadogo ya fedha taslimu katika uendeshaji wa shughuli mbalimbali za kila  siku wa shughuli za biashara.
Wajasiriamali wanakumbushwa kuhusu kutofautisha matumizi yao binafsi na matumizi ya biashara. Kwa kuwa na kitabu  cha ‘petty cash’ itakusaidia kujua matumizi yapi ni ya biashara na yapi ni binafsi na kuokoa matumizi ya fedha yasiyo ya lazima.

      Ni muhimu  kwa wajasiriamali kuwa na kitabu cha kumbukumbu za ugavi. Bidhaa na huduma zote zilizonunuliwa na biashara kwa mkopo yafaa ziingizwe kwenye kitabu hiki. Manunuzi mbalimbali yanayofanyika katika biashara yafaa kutunzwa.

Kwa mfano maelezo ya kina kama vile, tarehe ya manunuzi, jina la mgavi na vitu vilivyonunuliwa , kiasi cha mkopo, tarehe inayopaswa kurejeshwa na masharti mengineyo yanafaa kuwemo katika kitabu hiki.

      Kitabu cha mauzo (sales book). Hurekodi taaarifa za mauzo ya biashara husika kila siku. Jenga utamaduni wa kuweka kumbukumbu za mauzo ya kila siku katika kitabu hiki kwani itakusaidia kujua mwenendo mzima wa biashara yako.

NB : Pia wajasiriamali wanakumbushwa kufuatilia mwenendo wa akaunti zao benki kupitia taarifa ya hesabu za akaunti zao  toka benki. Hii ni taarifa kutoka benki inayoonyesha mtiririko wa miamala ya biashara yako kwa inayotoka au kuingia benki.
Kwa kupitia taarifa ya benki (Bank statement) utaweza kufahamu makato mbalimbali yaliyofanywa na benki yako. Taarifa hii hutolewa na benki kila mwezi na kwa taarifa ya mwezi mmoja haina malipo.

Kumbuka wafanyakazi wa benki nao ni binadamu ambao wanaweza kufanya makosa katika kukuhudumia hivyo yafaa kupitia tena mwenendo wa akaunti yako kila mara. Kwa njia hii itakuwa rahisi kukaa chini na kutatua tatizo kama lipo.

Wajasiriamali wanashauriwa kuwa na mikataba kwa shughuli mbalimbali wanazofanya kama njia ya kutunza kumbukumbu za biashara. Usifanye mambo kimazoea, kumbuka wewe ni binadamu leo upo kesho haupo.

Hivyo kuwa na mikataba inapunguza matatizo mbalimbali ambayo yanaweza kujitokeza katika biashara yako aidha ukiwepo ama usipokuwepo. Kwa mfano hata ikitokea unamuazima mtu fedha jaribu kuweka kwenye maandishi kwani itasaidia kupunguza matatizo.

Kumbuka mjasiriamali unahitaji kutunza kumbukumbu  kwaajili ya biashara yako, na yafaa kujiuliza je katika biashara yako unaweka kumbukumbu zipi? Ni nini unaweza kufanya ili kuboresha utunzaji wa kumbukumbu?pesa ya biashara na mmiliki ni vitu viwili tofauti,lazima pesa ya biashara ikuume,kuwa kama kabila moja linalo taniwa kuwa heli uchezee mke wangu lakini si mali yangu biashaara haiwezi kukuuma kama huna kumbukumbu.

Ni matumaini yangu ndugu mjasiriamali kupitia mafunzo  haya umeweza kujikumbusha juu ya umuhimu wa utunzaji wa kumbukumbu katika biashara yako na ni vizuri ukajenga utamaduni wa kujiwekea kumbukumbu wewe mwenyewe, ili ukue zaidi na zaidi na uwe mj…………..

Tarehe	Maelezo	Thamani ya  mkopo	Tarehe ya kulipa	Sahihi ya mkopaji	Kiasi kilicho lipwa	Salio	Sahihi mlipwaji

 DAFTARI LA HISI LA KUWEKA KUMBUKUMBU ZA MAPATO NA MATUMIZI

TAREHE	MAELEZO	MAPATO	MATUMIZI	SALIO

Cash book:ni kitabu ambacho hurekodi taarifa zinazohusiana na fedha tasilimu au fedha zilizo bank ,yaani kuweka na kutoa/kulipa na kupokea

Petty cash book :nikitabu kinacho husika na manunuzi madogomadogo  mfano usafiri chakula nk

Mfano wa chati ya cashbook

Tarehe	Maelezo	Tasilimu	Bank	Tarehe	Maelezo	Tasilimu		bank
3/3/2013	Mtaji	3000		3/4/2013	furniture	2000
	Mauzo	2000			computer	1500
	Mauzo		3000		jokofu			1000
					Balance c/d	1500		2000
3/3/2013	jumla	5000	3000				5000	3000
31/3/2013 balance b/d  1500			2000

PETTY CASH BOOK

Pokeo	folio		Tarehe	Maelezo	vocha	jumla	Posta	Usafiri	fotokopi	Chaiya ofisi
3000	cb		1march2013	Pesa iliyo bank	1
			15	Posta	2	2000			2000
			21	Usafir	3	4000
			21	Chai ya ofisi	4	6000				1500
			30	fpototkopi	6	1500	4000
13500			31		7	13500	4000	6000	2000	1500
16500	CB2				Balance c/d	1650
		Balance b/d				30000