utunzaji wa kumbukumbu

Ungana nami katika kukuletea makala hii muhimu, naamini itakua na mchango mkubwa kwako mjasiriamali na mfanyabiashara, pia hata kwa yule ambaye ana lengo ama wazo la kuwa na biashara siku za usoni.

Aina ya vitabu ama kumbukumbu ambazo mfanyaabiashara anatakiwa kuwa nazo.

No1. Kumbukumbu zinazohusu manunuzi / purchases

No.2 Kumbukumbu zinazohusu mauzo/ sales

No.3 Kumbukumbu gharama za uendeshaji/ operating expenses

No. 4 Kumbukumbu zinazohusu gaharama za usimamizi wa biashara/ administrative expenses

Kwanini kuwa na kumbukumbu hizi ni muhimu?

Kuandaa na kuwa na kumbukumbu hizi kuhusu biashara yako ni muhimu kwani zitakusaidia katika mambo yafuatayo;

·        Kujua faida halisi inayopatikana katika biashara yako.

·        Kujua kwa uhalisia kiwango cha kodi utakachotozwa kulingana na kiasi cha faida iliyopatikana

·        Kufanya tathimini ya biashara yako kwa urahisi endapo inakua ama inahitaji kuboreshwa zaidi.

· Kuharakisha upatikanaji wa mkopo hasa kutoka mabenki.

· Kusaidia kupanga bei itakayoendana na nguvu ya ushindani na kiasi cha faida unachohitaji kukipata.

Hivyo, kama tulivyokwishaona uaandaaji na utunzaji kumbukumbu ni muhimu sana hususani katika ukuaji na maendeleo ya biashara yako. Tukumbuke msemo usemao mali bila daftari hukwisha bila habari.

Unawezaje kuandaa vitabu vya biashara yako?

Katika sehemu hii tutaanza kujifunza namna na umuhimu wa kuandaa vitabu ama kumbukumbu zihusuzo biashara yako kama ifuatavyo;

No.1  Kumbukumbu (vitabu) zinazohusu manunuzi

Hizi ni taarifa ambazo zinakusaidia mfanyabiashara kujua kiasi cha manunuzi  uliofanya na thamani yake. Kuwepo kwa taarifa hizi kunasaidia mfanyabiashara kupanga bei mathalani atakuwa anafahamu ni bei gani alio nunulia kwa kila bidhaa alio nayo.

 Mara nyingi taarifa hizi hutokana na jumla ya risit za manunuzi unazopokea unaponunua bidhaa zako kwa jumla ama rejareja. Lakini pia ni muhimu kurekodi taarifa hizo za manunuzi katika daftari ama kitabu cha manunuzi katika mpangilio mzuri kufuatana na tarehe.

Upangaji huu ni muhimu kwani utakusadia kujua lini na kiasi gani cha bidhaa ulinunua na zenye kugharimu kiasi gani. Lakini pia itakusadia sana katika ulipaji wa kodi ya ongezeko la thamani (VAT) endapo biashara yako imeandikishwa katika kulipa VAT.

Hatua katika uandaaji.

       I. Kusanya risiti zako zote za manunuzi ya bidhaa.

     II. Orodhesha/rekodi taarifa hizo katika daftari maalumu kwa kufuata tarehe. Muonekano wake utakua kama ufuatao apa chini;

Tarehe	Bidhaa	Kiasi	Gharama
10/11/2013	mchele	Kg 10	15,000/-
12/11/2013	Mafuta ya kula	Lita 20	30,000/-

  III. Kutegemea na muda uliojipangia unaweza kujua ni kiasi gani cha manunuzi umefanya ikiwa ni kwa wiki mwezi ama mwaka.

  

No.2 Kumbukumbu (vitabu) zinazohusu mauzo

Hizi ni taarifa ambazo zinakusaidia mfanyabiashara kujua kiasi cha mauzo  uliofanya na thamani yake. Kuwepo kwa taarifa hizi kunasaidia mfanyabiashara kujua  kiwango cha uhitaji wa wateja katika kila bidhaa, kutegemea kasi ya wateja katika kuinununua; inasaidia kujua ni bidhaa ipi inauzika zaidi ukilinganisha na nyingine.

Pia huweza kujua kiwango cha faida ghafi(gross profit) kutoka katika kila bidhaa iliyouzwa.

 Mara nyingi taarifa hizi hutokana na rekodi za mauzo uliyofanya endapo ni kwa siku, wiki, mwezi ama mwaka. Lakini pia ni muhimu kurekodi taarifa hizo za mauzo katika daftari ama kitabu cha mauzo katika mpangilio mzuri kufuatana na tarehe.

Upangaji huu ni muhimu kwani utakusadia kujua lini na kiasi gani cha bidhaa uliuza na zina  thamani ya kiasi gani. Lakini pia itakusadia sana katika ulipaji wa kodi ya ongezeko la thamani (VAT) endapo biashara yako imeandikishwa katika kulipa VAT.

 Hatua katika uandaaji.

       I.  Kuwa na utaratibu wa kutunza kopi ya risiti kila unapotoa risit kwa mteja.

(ikiwa huna basi orodhesha kumbukumbuzako za mauzo, kwa kila bidhaa kufuatana na hatua ya  (ii) apa chini

     II. Orodhesha/rekodi taarifa hizo katika daftari maalumu kwa kufuata tarehe. Muonekano wake utakua kama ufuatao apa chini;

Tarehe	Bidhaa	Kiasi	Gharama
10/11/2013	mchele	Kg 3	8,000/-
12/11/2013	Mafuta ya kula	Lita 6	3,000/-

  III.  Kutegemea na muda uliojipangia unaweza kujua ni kiasi gani cha mauzo umefanya ikiwa ni kwa wiki mwezi ama mwaka.

Katika sehemu ya inayofuata ya makala hii  tutaangalia namna ya kuandaa na kumbukumbu zihusuzo gharama zihusuzo uendeshaji na usimamizi wa biashara yako,  endelea kufuatilia makala hii kwa manufaa yako mjasiriamali na ukuaji wa biashara yako.....

~Kumbuka: utunzaji wa kumbukumbu zako ni muhimu kwa ustawi na mafanikio ya biashara yako