Tunzaji
wa kumbukumbu za biashara yako ni muhimu sana kwani mali bila daftari basi
hupotea bila habari
Mjasiriamali
akiuza aina mbalimbali za bidhaa zake huku pembeni yake yupo mjasilia mali
anaye furahia biashara yake.
Wajasiriamali wengi wanashindwa
kufanikiwa na kupiga hatua kutokana na kukosa umakini katika kutunza kumbukumbu
za biashara.
Utunzaji
wa kumbukumbu :Ni njia ya kuweka kwenye maandishi
kiasi cha fedha na mali kilichopokewa na kutumiwa kutokana na shughuli za
biashara za kila siku. Wapo wajasiriamali wanaotembea na kumbukumbu
za biashara zao vichwani.
Haiwezekani kuyakumbuka matukio yote ya juma, mwezi au mwaka katika biashara
yako bila kufanya marejeo kwenye kumbukumbu. Fahamu kuwa si kila
mfanyakazi ni mwaminifu. Ni kwa kupitia kumbukumbu utaweza kufahamu mwenendo wa
biashara.
Kadri biashara yako inavyokua na idadi ya shughuli za kibiashara zinavyoongezeka,
inakuwa vigumu kufuatilia manunuzi, mauzo, mali, fedha taslimu, wadai na
wadaiwa, hivyo kuna umuhimu wa kuwa na kumbukumbu za biashara.
Wajasiriamali wanapaswa kufahamu
kuwa, maamuzi mazuri ya biashara yanatokana na taarifa toka kwenye kumbukumbu
sahihi za biashara. Kumbukumbu zinavyokuwa sahihi ndivyo ambavyo maamuzi ya
biashara yanavyokuwa mazuri zaidi.
Utunzaji wa kumbukumbu za biashara ni muhimu sana. Biashara bila ya kuwa na
kumbukumbu ni sawa na bure.Ndio maana wahenga walisema mali bila daftari
hupotea bila habari.
FAIDA YA KUWA NA KUMBU
KUMBU ZA BIASHARA
1.
Udhibiti
wa fedha taslimu
kumbukumbu husaidia kudhibiti fedha taslimu,
huonyesha kiasi cha fedha ambacho biashara inapaswa kuwa nacho wakati
wowote ule na zinasaidia kuhakikisha kwamba fedha hazipotei.
Mjasiriamali anapaswa kuhakikisha kuwa, kila anapofunga biashara yake anafanya
uhakiki wa biashara yake na hasa kufahamu kile ambacho kimepatikana kwa mauzo
ya fedha tasilmu.
2.
Biashara
inavyoendelea.
kumbukumbu zinasaidia kufahamu jinsi biashara inavyoendelea. Kwa jinsi
kumbukumbu zinavyotunzwa vizuri zinaashiria kwamba, biashara husika inasimamiwa
ipasavyo na iko ndani ya udhibiti.
3.
Kujua
faida halisi ya biashara
Daftari la kummbukumbu humsaidia mmiliki au mjasiria mali kujua faida halisi ya
biashara yake ,kwa mfano ili kujua faida halisi ya biashara, ni muhimu kuwa na
kumbukumbu sahihi. Faida ya biashara inatokana na mapato baada ya kutoa
matumizi, hivyo ni dhahiri kuwa ili kupata faida halisi yafaa mjasiriamali
kuweka taarifa zake za mapato na matumizi halisi. FAIDA={MAPATO
–MATUMIZI/GHARAMA}
4.
Ukusanyaji
na ulipaji wa madeni
kumbukumbu hurahisisha ukusanyaji au ulipaji wa madeni. Kwa mfano kama
umechukua mkopo toka taasisi fulani ya fedha, utunzaji wa kumbukumbu
utakusaidia kuwa na mpango mzuri wa ulipaji wa mkopo huo.lakini kama hauna ni
rahisi sana kulipa riba kubwa amabayo haiendani na pato lako na mwisho wako
utafiriska.
5.
Uhusiano na washirika wa biashara/wawekezaji
Utunzaji wa kumbukumbu huimarisha uhusiano na washirika wa biashara. Kwa mfano
mtu anapenda kuinua biashara yako au kuwekeza katika biashara yako, kumbukumbu
zitatoa dokezo la thamani ya biashara yako.kama hutakuw ana kumbukumbu za
biashara ni wazi kuwa hautajua thamani ya biashara yako hivyo utamuuzia mtu kwa
hasara.
6.
Husidia kupata mikopo kutoka bank au taasisis mbali mbali za fedha.
Watu wengi hutumia njia ya mikopo
toka taasisi za fedha kwa ajili ya kuongeza nguvu katika mitaji yao. Kamwe
huwezi kufanya mazungumzo na taasisi hizo kama huna kumbukumbu sahihi za biashara
yako, wakati wote wanahitaji taarifa za biashara husika.
Ili uweze kutembea kifua mbele na kufanya mazungumzo na taasisi hizo kwa
lengo la kukopeshwa, ni vema utunze vizuri kumbukumbu za biashara yako. Ukweli
uko wazi kwamba kumbukumbu nzuri za biashara hurahisisha maongezi na
wadau. Pia itakusaidia kujua kama liba itakayo ilipa ni staili yako au la,wengi wanajikuta
wanalipa liba kubwa sana kinyume cha uwezo wa biashara yake.
7.
Mipango
ya siku ya baadaye
kumbukumbu zinasaidia kuwa na
mipango ya siku za baadae. Hii ni kutokana na kwamba biashara yahitaji
kutathminiwa uwezo na udhaifu wake ili kuandaa mipango mizuri zaidi kwa siku za
baadae.Hili linaweza kufanyika kwa kulinganisha utendaji wa biashara wa siku
zilizopita na hivi sasa. Kwa kuwa na kumbukumbu utaweza kufanya ulinganisho wa
muelekeo mzima wa biashara kwa kipindi kilichopita na sasa.
Yafaa kuelewa pia kuwa kuna aina mbili
za shughuli katika biashara, zinazohitaji kutumia aina mbalimbali za
vitabu vya kumbukumbu ambazo ni shughuli za
i.
biashara ya taslimu na
ii.
biashara za mikopo.
Kama ambavyo tumeweza kuona kwa kifupi kuhusu umuhimu wa utunzaji wa
kumbukumbu za biashara, yafaa pia kuona baadhi ya njia zinazoweza kutumika
katika kutunza kumbukumbu za biashara yako
kuna aina mbalimbali za vitabu vya kumbu kumbukumbu.
1) Kitabu cha kumbukumbu za kila
siku za fedha taslimu (Cash Book). Kitabu hiki huweka kumbukumbu zinazohusiana
na fedha taslimu au fedha iliyopo benk, na huwa na sehemu mbili yaani kutoa na
kuweka.
Yafaa kuwe na sehemu ambayo maingizo yote ya fedha taslimu na benki huandikwa.
Na sehemu ya kutoa ambayo malipo au fedha iliyotoka huandikwa. Hali
kadhalika kama fedha taslimu imepelekwa benki ni lazima pande zote mbili
ziandikwe.
Mwisho wa kila siku ni lazima ufunge kitabu chako kwa kupata jumla ya taslimu
na benki, utapata balansi ya kufungia kwa siku hiyo. Kwa njia hii utapata
picha na mwelekeo mzima wa fedha taslimu na benki.
2) kitabu cha matumizi madogomadogo. Kitabu hiki hurekodi matumizi madogomadogo ya fedha
taslimu katika uendeshaji wa shughuli mbalimbali za kila siku wa shughuli za biashara.
Wajasiriamali wanakumbushwa kuhusu kutofautisha matumizi yao binafsi na
matumizi ya biashara. Kwa kuwa na kitabu cha ‘petty cash’ itakusaidia kujua matumizi yapi ni ya biashara na yapi
ni binafsi na kuokoa matumizi ya fedha yasiyo ya lazima.
Ni muhimu kwa wajasiriamali kuwa na kitabu cha
kumbukumbu za ugavi. Bidhaa na huduma zote
zilizonunuliwa na biashara kwa mkopo yafaa ziingizwe kwenye kitabu hiki.
Manunuzi mbalimbali yanayofanyika katika biashara yafaa kutunzwa.
Kwa mfano maelezo ya kina kama vile, tarehe ya manunuzi, jina la mgavi na vitu
vilivyonunuliwa , kiasi cha mkopo, tarehe inayopaswa kurejeshwa na masharti
mengineyo yanafaa kuwemo katika kitabu hiki.
Kitabu cha mauzo (sales book). Hurekodi taaarifa za mauzo ya biashara husika kila siku.
Jenga utamaduni wa kuweka kumbukumbu za mauzo ya kila siku katika kitabu hiki
kwani itakusaidia kujua mwenendo mzima wa biashara yako.
NB : Pia
wajasiriamali wanakumbushwa kufuatilia mwenendo wa akaunti zao benki
kupitia taarifa ya hesabu za akaunti zao toka benki. Hii ni taarifa
kutoka benki inayoonyesha mtiririko wa miamala ya biashara yako kwa inayotoka
au kuingia benki.
Kwa kupitia taarifa ya benki (Bank statement)
utaweza kufahamu makato mbalimbali yaliyofanywa na benki yako. Taarifa hii
hutolewa na benki kila mwezi na kwa taarifa ya mwezi mmoja haina malipo.
Kumbuka wafanyakazi wa benki nao ni binadamu ambao wanaweza kufanya makosa
katika kukuhudumia hivyo yafaa kupitia tena mwenendo wa akaunti yako kila mara.
Kwa njia hii itakuwa rahisi kukaa chini na kutatua tatizo kama lipo.
Wajasiriamali wanashauriwa kuwa na mikataba kwa shughuli mbalimbali wanazofanya
kama njia ya kutunza kumbukumbu za biashara. Usifanye mambo kimazoea, kumbuka
wewe ni binadamu leo upo kesho haupo.
Hivyo kuwa na mikataba inapunguza matatizo mbalimbali ambayo yanaweza
kujitokeza katika biashara yako aidha ukiwepo ama usipokuwepo. Kwa mfano hata ikitokea unamuazima mtu
fedha jaribu kuweka kwenye maandishi kwani itasaidia kupunguza matatizo.
Kumbuka mjasiriamali unahitaji kutunza kumbukumbu kwaajili ya biashara
yako, na yafaa kujiuliza je katika biashara yako unaweka kumbukumbu zipi? Ni
nini unaweza kufanya ili kuboresha utunzaji wa kumbukumbu?pesa ya biashara na
mmiliki ni vitu viwili tofauti,lazima pesa ya biashara ikuume,kuwa kama kabila moja linalo taniwa kuwa
heli uchezee mke wangu lakini si mali yangu biashaara haiwezi kukuuma kama huna
kumbukumbu.
Ni matumaini yangu ndugu mjasiriamali
kupitia mafunzo haya umeweza
kujikumbusha juu ya umuhimu wa utunzaji wa kumbukumbu katika biashara yako na
ni vizuri ukajenga utamaduni wa kujiwekea kumbukumbu wewe mwenyewe, ili ukue
zaidi na zaidi na uwe mj…………..
Tarehe
|
Maelezo
|
Thamani ya mkopo
|
Tarehe ya kulipa
|
Sahihi ya mkopaji
|
Kiasi kilicho lipwa
|
Salio
|
Sahihi mlipwaji
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DAFTARI
LA HISI LA KUWEKA KUMBUKUMBU ZA MAPATO NA MATUMIZI
TAREHE
|
MAELEZO
|
MAPATO
|
MATUMIZI
|
SALIO
|
|
|
|
|
|
Cash
book:ni kitabu ambacho hurekodi taarifa zinazohusiana na fedha tasilimu au
fedha zilizo bank ,yaani kuweka na kutoa/kulipa na kupokea
Petty
cash book :nikitabu kinacho husika na manunuzi madogomadogo mfano usafiri chakula nk
Mfano wa chati ya cashbook
Tarehe
|
Maelezo
|
Tasilimu
|
Bank
|
Tarehe
|
Maelezo
|
Tasilimu
|
bank
|
3/3/2013
|
Mtaji
|
3000
|
|
3/4/2013
|
furniture
|
2000
|
|
|
Mauzo
|
2000
|
|
|
computer
|
1500
|
|
|
Mauzo
|
|
3000
|
|
jokofu
|
|
1000
|
|
|
|
|
|
Balance c/d
|
1500
|
2000
|
3/3/2013
|
jumla
|
5000
|
3000
|
|
|
5000
|
3000
|
31/3/2013 balance b/d
1500
|
2000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PETTY CASH BOOK
Pokeo
|
folio
|
Tarehe
|
Maelezo
|
vocha
|
jumla
|
Posta
|
Usafiri
|
fotokopi
|
Chaiya ofisi
|
3000
|
cb
|
1march2013
|
Pesa iliyo bank
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
15
|
Posta
|
2
|
2000
|
|
|
2000
|
|
|
|
21
|
Usafir
|
3
|
4000
|
|
|
|
|
|
|
21
|
Chai ya ofisi
|
4
|
6000
|
|
|
|
1500
|
|
|
30
|
fpototkopi
|
6
|
1500
|
4000
|
|
|
|
13500
|
|
31
|
|
7
|
13500
|
4000
|
6000
|
2000
|
1500
|
16500
|
CB2
|
|
|
Balance c/d
|
1650
|
|
|
|
|
|
|
Balance b/d
|
|
|
30000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
